Du compte rendu d’activité à la facture payée : le bon circuit

Préparer la facture avant la fin de la mission

Dans une société IT, une facture peut être correcte sur le fond et néanmoins rester bloquée dans le processus d’achat du client. Une référence de commande absente ou un compte rendu non validé suffit parfois. Dès le démarrage, demandez le circuit prévu : responsable opérationnel, destinataire de facture, référence à renseigner et mode de transmission. Le compte rendu d’activité, souvent appelé CRA, documente le travail, mais il ne remplace pas la facture ni les vérifications réglementaires applicables.

Créer une fiche de facturation par client

Cette fiche réunit l’entité juridique facturée, ses coordonnées, le contact administratif, le tarif convenu, l’unité de facturation et la règle de validation. Pour un groupe, ne supposez pas que l’entreprise qui signe est celle qui règle ou celle dont le nom apparaît dans les échanges. Confirmez les informations avec le client. Gardez également le contrat et ses éventuels compléments dans un dossier accessible, afin que la facturation ne repose pas sur la mémoire d’une seule personne.

Exemple fictif : une demi-journée oubliée

Une mission prévoit 650 € HT par jour. Le relevé d’activité comporte dix-sept journées et une demi-journée, soit 17,5 × 650 = 11 375 € HT. Une facture basée sur dix-sept jours seulement sous-évalue la prestation de 325 €. À l’inverse, facturer dix-huit jours sans accord crée une contestation. Avant émission, comparez les unités, le tarif et les éléments validés. Le traitement de TVA doit ensuite être appliqué selon la situation réelle ; cet exemple porte uniquement sur le calcul du prix hors taxes.

Contrôler les informations réglementaires avec une référence à jour

Les factures professionnelles doivent comporter des mentions obligatoires, et des informations particulières dépendent de la situation. Utilisez la fiche officielle de Service Public comme contrôle de référence et faites valider votre modèle par le cabinet. Ne copiez pas une ancienne facture trouvée sur internet. Le format et le canal d’envoi doivent également être cohérents avec les obligations qui vous concernent. Une pièce jointe PDF envoyée par courriel ne constitue pas, à elle seule, une méthode universellement suffisante.

Suivre les changements d’état

Un tableau très simple peut distinguer : à préparer, en attente de validation, émise, acceptée dans le circuit client et encaissée. Associez chaque état à une date et un responsable. Cela permet de voir si le problème vient de votre propre préparation ou du paiement. Lorsqu’un client signale une anomalie, gardez une trace de la correction et demandez au cabinet la méthode appropriée. Évitez les modifications informelles qui rendent les versions de facture impossibles à rapprocher.

Fermer la boucle après le règlement

Lorsque le virement arrive, rapprochez son montant et sa référence des factures concernées. Un paiement peut couvrir plusieurs pièces ou laisser un reliquat. Tant que cet écart n’est pas expliqué, ne classez pas toutes les factures comme soldées. Une fois la boucle complète, archivez les pièces dans l’organisation convenue avec le cabinet. Vous pourrez alors prévoir les encaissements suivants avec une meilleure connaissance du comportement réel du client.

• Valider l’entité, la commande et le contact avant de commencer.
• Rapprocher le CRA, les unités et le tarif avant émission.
• Contrôler les mentions à partir de la source officielle.
• Conserver la preuve de transmission puis rapprocher le paiement.

Questions fréquentes

Pour vérifier les règles applicables

Informations générales. Les règles et leur application à votre situation doivent être confirmées avec le professionnel en charge du dossier.

Pour aller plus loin

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